Φύλαξη και Διαχείριση Φυσικού Αρχείου
Φύλαξη και Διαχείριση Αρχείου
Μεταφέρουμε το φυσικό σας αρχείο σε οργανωμένη, ασφαλή φύλαξη και το διαχειριζόμαστε με σαφή δομή, ιχνηλασιμότητα και κανόνες πρόσβασης — ώστε να βρίσκετε γρήγορα αυτό που χρειάζεστε, χωρίς να χάνετε χώρο και χρόνο.
Αν θέλετε υβριδικό μοντέλο, η φύλαξη μπορεί να συνδυαστεί με ψηφιοποίηση για ψηφιακή πρόσβαση και αναζήτηση, χωρίς να αλλάξει ο τρόπος τήρησης του φυσικού αρχείου.
Τι αναλαμβάνουμε
Ασφαλής φύλαξη
Φύλαξη του φυσικού αρχείου σε οργανωμένο περιβάλλον, με κανόνες πρόσβασης και έλεγχο κινήσεων.
Οργάνωση & αρχειοθέτηση
Δομή, σήμανση και κατηγοριοποίηση ώστε το αρχείο να είναι ανακτήσιμο και “καθαρό”.
Παραλαβή & ανάκτηση
Διαδικασία παραλαβής/μεταφοράς και αιτήματα ανάκτησης με τεκμηρίωση στα κρίσιμα σημεία.
Retention πολιτικές
Ορίζουμε πολιτικές τήρησης ανά κατηγορία, για έλεγχο όγκου και συμμόρφωση.
Τι κερδίζετε στην πράξη
- Εξοικονόμηση χώρου στις εγκαταστάσεις σας
- Λιγότερος χρόνος αναζήτησης & διαχείρισης
- Σταθερή δομή αρχειοθέτησης για όλη την εταιρεία
- Κανόνες πρόσβασης & ιχνηλασιμότητα
- Μειωμένος λειτουργικός φόρτος για τις ομάδες σας
- Καλύτερη συμμόρφωση & τεκμηρίωση διαδικασιών
Φυσικό αρχείο + ψηφιακή πρόσβαση
Αν χρειάζεστε πιο άμεση πρόσβαση στην πληροφορία, μπορούμε να συνδυάσουμε τη φύλαξη με ψηφιοποίηση (ευρετηρίαση/αναζήτηση) χωρίς να αλλάξει η φυσική τήρηση των πρωτοτύπων.
Πώς λειτουργεί στην πράξη
Χαρτογράφηση αναγκών
Ορίζουμε όγκο, κατηγορίες, συχνότητα πρόσβασης και απαιτήσεις τήρησης/συμμόρφωσης.
Δομή αρχειοθέτησης
Συμφωνούμε κανόνες ταξινόμησης, σήμανσης και καταγραφής ώστε η ανάκτηση να είναι σταθερή.
Παραλαβή & καταχώριση
Παραλαβή/μεταφορά με τεκμηρίωση και καταγραφή στο συμφωνημένο πλαίσιο.
Φύλαξη με κανόνες πρόσβασης
Οργανωμένη αποθήκευση και έλεγχος πρόσβασης ώστε κάθε κίνηση να είναι ιχνηλάσιμη.
Ανάκτηση κατόπιν αιτήματος
Αίτημα για φάκελο/κιβώτιο και παράδοση σύμφωνα με τους συμφωνημένους χρόνους εξυπηρέτησης.
Έλεγχος & συνέπεια
Εφαρμογή πολιτικών τήρησης και τακτική εικόνα του αρχείου (status, κινήσεις, ανάγκες).
Γιατί να το κάνετε οργανωμένα
Η φύλαξη αρχείου δεν είναι “αποθήκη”. Είναι διαδικασία: καταγραφή, κανόνες πρόσβασης, ευθύνη και συνέπεια, ώστε το αρχείο να είναι ασφαλές και διαθέσιμο όταν το χρειάζεστε.
Όταν το αρχείο έχει δομή, μειώνεται ο χρόνος αναζήτησης και περιορίζονται τα λάθη. Η ομάδα σας δουλεύει πιο γρήγορα — χωρίς να χάνει χρόνο σε “ψάξιμο”.
Συχνές ερωτήσεις
Τι περιλαμβάνει η υπηρεσία φύλαξης & διαχείρισης φυσικού αρχείου;
Περιλαμβάνει χαρτογράφηση αναγκών, ορισμό δομής αρχειοθέτησης, οργάνωση/σήμανση, ασφαλή παραλαβή & μεταφορά, φύλαξη με ελεγχόμενη πρόσβαση και διαδικασία ανάκτησης/παράδοσης με τεκμηρίωση.
Τι έγγραφα μπορούν να μπουν στη φύλαξη;
Διοικητικά, οικονομικά/λογιστικά, νομικά, HR, τεχνικά και γενικά εταιρικά αρχεία που χρειάζονται τήρηση, ταξινόμηση και ελεγχόμενη πρόσβαση.
Πώς γίνεται η ανάκτηση ενός φακέλου/κιβωτίου;
Υποβάλλεται αίτημα ανάκτησης και ακολουθείται διαδικασία εντοπισμού και παράδοσης σύμφωνα με τους συμφωνημένους κανόνες πρόσβασης και χρόνους εξυπηρέτησης.
Υπάρχει δυνατότητα υβριδικής λύσης με ψηφιοποίηση;
Ναι. Μπορούμε να συνδυάσουμε τη φύλαξη με ψηφιοποίηση/ευρετηρίαση, ώστε να έχετε ψηφιακή πρόσβαση και αναζήτηση, ενώ τα πρωτότυπα παραμένουν σε ασφαλή τήρηση.
Τι είναι οι πολιτικές τήρησης (retention);
Είναι κανόνες που ορίζουν πόσο χρόνο τηρείται κάθε κατηγορία εγγράφων. Έτσι μειώνεται ο περιττός όγκος, βελτιώνεται η οργάνωση και υποστηρίζεται η συμμόρφωση.
Θέλετε να οργανώσουμε το φυσικό σας αρχείο;
Πείτε μας όγκο, κατηγορίες και συχνότητα πρόσβασης και θα σας προτείνουμε μια καθαρή, εφαρμόσιμη λύση φύλαξης & διαχείρισης, με τεκμηρίωση και έλεγχο.